A hatékony időmenedzsment belőlünk fakad

Szerző: Lippai Roland

Az életünk komplexitása és a napi kihívások teljesítése olykor meghaladhatja az erőnket, éppen ezért a tudatos időmenedzsmentre érdemes kiemelt figyelmet fordítanunk. Sőt: a személyre szabott időgazdálkodás túlmutat a feladataink kipipálásnak kérdésén is, ugyanis hatékonysága az egész életminőségünket befolyásolja.

AZ IDŐMENEDZSMENT TÚLMUTAT ÖNMAGÁN

Az időmenedzsment (vagy időgazdálkodás) olyan módszerek, eljárások és gondolkodásmódok összességét jelenti, amikkel a céljaink elérése érdekében képesek vagyunk hatékonyan szervezni és beosztani az időnket. E száraz definíció mellett elegánsabban mutat Tony Robbins elgondolása, aki szerint az időgazdálkodás képessége sokkal többről szól, minthogy pontot teszünk a napi feladataink végére. Eszerint a rendelkezésünkre álló idő hatékony felhasználása a nagyobb életcélok elérését is szolgálja, így viszont különbséget kell tennünk az elfoglalt- és a produktív élet között. Az előbbi meglehetősen energiaigényes következménye, hogy a teendőink egyre bővülő listája, a figyelmünk elvonása mellett az agyi kapacitásainkat is leköti, miközben feladatról feladatra ugrálva képtelenek vagyunk bármire is igazán összpontosítani. Ezzel szemben a produktivitás egy teljesen más működésmódot jelent: a gondosan felépített terveink mentén fókuszáltan, lépésről lépésre haladunk a céljaink felé. Persze tényleg szuper lenne, ha egy excel-ben letudhatnánk az ügyet, ám a hatékony időmenedzsmenthez szükséges készségek túlmutatnak a napi tervezés- és a gyakran végtelennek tűnő feladatlisták írásán, miközben a mentális sávszélességünk nagyon is véges. Első lépésben azt kell felismernünk, hogy alapvetően egy bárki által elsajátítható mentális játékról – olykor küzdelemről – van szó. Érdemes elfogadnunk azt is: az időt nem vagyunk képesek uralni, de arról döntő mértékben mi döntünk, hogy azt hogyan töltjük. Az is biztos, hogy a tanulásra, a fejlődésre fordított idő és energia sokszorosan megtérül a privát élet- és a munka területén is.

MIÉRT ÉRI MEG NEKÜNK EZZEL FOGLALKOZNI?

Ahhoz, hogy igazán megértsük és érezzük a személyre szabott és hatékony időgazdálkodás fontosságát, előbb őszintén nézzük meg, hogy hiánya esetén milyen következményekkel számolhatunk. Valószínűleg egyikünk számára sem ismeretlen a helyzet, amikor a nap végén az elégedettség érzése helyett a bosszankodás és a stressz, súlyosabb esetben a szorongás bújik az ágyba velünk az egyre tornyosuló, elvégezetlen feladataink miatt. Az értékes energiánkat pedig az alkotás és céljaink elérése helyett a folyamatos tűzoltásra, a különböző szintű krízisek kezelésére és az önvádra fordítjuk. Mindezt komolyan kell vennünk, ugyanis ez a működés egyszerre hat ki a munkánk eredményére, illetve mentális- és fizikai egészségünkre is. Viszont megfelelő időgazdálkodással az egész életminőségünket egy magasabb szintre emelhetjük, hiszen a személyre szabott módszerek elsajátítása és alkalmazása az életünk valamennyi területén minőségi javulást eredményez. A hatékonyabb munkavégzés, a privát életünk szervezettsége, illetve a két terület integritásának növelése jelentősen csökkenti a stressz szintünket és (ha van) mérsékli a szorongásunkat. A megfelelő időgazdálkodás magával hozza a kisebb- nagyobb sikereket is, amelyek pedig növelik az önbizalmunkat és tovább erősítik a motivációnkat a tudatosságunk fejlesztése irányában. Mindezért nagyon hálásak lesznek a családjaink, a barátaink is, az pedig már tényleg a jutalomfalat kategóriája, hogy végre lesz „időnk” a rég elfeledett hobbinkra is. Tehát, a megfelelő időmenedzsment nélkülözhetetlen az életünkben való kiteljesedéshez.

…az időgazdálkodás képessége sokkal többről szól, minthogy pontot teszünk a napi feladataink végére.

APPOK ÉS TIPPEK? MÁSRA IS SZÜKSÉG VAN!

Az időmenedzsment támogatására számos lehetőség közül választhatunk, hiszen ma már kismillió módszer, tipp és alkalmazás érhető el bárki számára. A Pomodoro-módszer, az Eisenhower mátrix, a 2 perces szabály vagy a Getting Things Done (GTD) igazi csodaszerek lehetnek, ahogy az Asana, a Notion, az Evernote vagy a Toggl is arra hivatott, hogy rendet tegyen a káoszban. Viszont ezen lehetőségek egyikével sem tudunk igazán eredményesen élni, ha előtte nem nézünk alaposan a tükörbe. Igen, a hatékony időmenedzsment egyik legfontosabb a pillére az önismeret, illetve az életünkre hatással bíró körülmények alapos feltérképezése és a hatáskörünkbe tartozó tényezők szükség esetén való kezelése. Az önismeretünk fejlesztésének célja az erősségeink és a fejlesztendő területeink tudatosítása, ugyanis ismernünk kell, hogy milyen alapokra építkezünk. Így például szembesülhetünk azzal, hogy ugyan szuperkreatívak vagyunk, viszont kifejezetten nehezünkre esik a koncentráció és a fókusztartás, de így már tudjuk, hol kell beavatkozni. A teljesítményünkre természetesen hatással bírnak munkánk jellege és folyamatai mellett a külső- és a rajtunk kívül álló körülmények is. Ezért elkerülhetetlen a támogató és hátráltató tényezők számbavétele. Egy példával: ha tudjuk, hogy számunkra kihívást jelent (különösen gyerekekkel) home office vagy az irodai munkavégzés, akkor az idegeskedés helyett célzottan tudunk megoldásokat keresni. A külső körülmények között meg kell említenünk a kollégáink és az üzleti partnereink munkastílusát és motivációját, illetve velünk szemben támasztott elvárásait is; ezek minősége és szintje jelentős hatással bír a napirendünkre és teljesítményünkre is. Jeff Bezos, Tim Cook vagy Balogh Petya minden bizonnyal feketeöves időmenedzserek, akitől sokat tanulhatunk. Viszont nekünk – ahogy az életünk összes területén – úgy az időmenedzsment terén is a saját megoldásainkat kell megtalálnunk.

A hatékony időmenedzsment általános szabályai:

• fejlesszük önismeretünket ismerjük meg a bioritmusunkat

• derítsük föl a támogató- és a hátráltató körülményeket

• strukturáljuk a napokat és a heteket

• reális célokat tűzzünk ki magunk elé

• vezessünk teendő listát priorizáljuk a feladatainkat

• felejtsük el a multitaskingot

• kommunikáljuk a változtatási szándékunkat

• edukáljuk a környezetünket

• mérjük az időt

• figyeljünk oda a pihenésre